Una maggiore applicazione dell'immigrazione è ormai un segno distintivo dell'amministrazione a Washington. Nei primi 100 giorni dopo l'inaugurazione di Trump, gli arresti di immigrati da parte degli Stati Uniti Immigrazione e dogana (ICE) sono aumentati di quasi il 40% rispetto al 2016. Inoltre, l'amministrazione sta aggiungendo 10.000 nuovi agenti all'ICE.
Con un'applicazione rafforzata come questa, i datori di lavoro dovrebbero prepararsi a un'impennata degli audit ICE e delle indagini sull'immigrazione.
$config[code] not foundOra è il momento giusto per ricontrollare le politiche per garantire che la vostra azienda rispetti i requisiti di registrazione I-9. È anche più importante che mai rimanere aggiornati sui cambiamenti nel diritto del lavoro in materia di immigrazione.
Se non lo fai, l'impatto potrebbe essere maggiore. Anche errori di registrazione apparentemente minori potrebbero avere conseguenze costose comprese multe, interruzione di attività o peggio.
Ecco tre cose che dovresti fare per proteggere la tua attività:
1. Utilizzare il nuovo modulo I-9 a partire dal 18 settembre
Sei a conoscenza del fatto che tutti i datori di lavoro sono tenuti ad avere dipendenti completi e firmare moduli I-9 al momento dell'assunzione? È stata la legge per decenni. È un requisito se i dipendenti sono nati negli Stati Uniti.
Ecco cosa è cambiato. Il 17 luglio 2017 è stato rilasciato un nuovo modulo I-9. È obbligatorio per tutti i datori di lavoro di utilizzare il nuovo modulo I-9 a partire dal 18 settembre 2017, o affrontare possibili multe per l'utilizzo di un modulo obsoleto.
Il 18 settembre, sarà necessario iniziare a utilizzare il modulo I-9 con una data di revisione del 17/07/2017.
Quindi, come mantenersi aggiornati per assicurarsi di utilizzare i moduli I-9 corretti nel processo di acquisizione? Un modo semplice è utilizzare l'app HRdirect I-9 e W-4 Smart.
2. Esegui un self-audit di conformità
Nonostante le migliori intenzioni, è fin troppo facile per le aziende essere inciampate nei loro registri I-9 per i dipendenti attuali e passati - con costose conseguenze.
Le multe sono raddoppiate nell'ultimo anno. Le multe per le violazioni dei registri sono ora a $ 2156 per violazione. Le multe salgono a $ 4,313 per coloro che assumono consapevolmente lavoratori privi di documenti. In caso di reati ripetuti, le sanzioni possono superare i $ 20.000 e includere anche la reclusione.
Conducendo un'autocontrollo I-9, è possibile agire in anticipo per ridurre al minimo o evitare conseguenze gravi. Un sistema di autocontrollo I-9 aiuta la tua azienda:
- identificare e correggere gli errori,
- eliminare i record che la tua azienda non è più tenuta a conservare e
- assicurati di non utilizzare inavvertitamente un lavoratore privo di documenti.
Il momento di fare un'autocontrollo I-9 è prima che l'ICE sia alla tua porta principale per richiedere i documenti.
ComplyRight ha un'utile guida su come condurre un'autocontrollo. Ottieni la guida di autocontrollo I-9 gratuita qui.
3. Prepararsi in anticipo su come rispondere agli audit ICE
Gli investigatori ICE federali hanno il diritto di presentarsi a un'impresa senza preavviso con un avviso di ispezione per controllare i moduli I-9 per i dipendenti attuali. I datori di lavoro nelle città dei santuari e in settori come l'architettura del paesaggio, l'ospitalità e i ristoranti potrebbero essere sottoposti a un'ulteriore verifica. Non importa quanto piccolo sia il business - il tuo potrebbe essere scelto a caso.
Anche se l'ICE ha il diritto di condurre un audit, ci sono cose che i datori di lavoro possono fare per limitare la portata di qualsiasi azione del genere:
- Conservare la documentazione I-9 in un unico posto, separata dagli altri documenti dei dipendenti.
- Limita i record che fornisci solo a ciò che è richiesto.
- Non consentire la ricerca di aree non pubbliche senza un mandato di perquisizione legale.
- Non essere costretti a rinunciare al tempo di preavviso consentito. Di solito le aziende hanno diritto a un preavviso di tre giorni.
Inoltre, designare un dipendente per coordinare la risposta dell'azienda agli audit ICE. Il dipendente deve essere accuratamente addestrato in anticipo, incluso quando rivolgersi a un consulente legale.
Seguendo le migliori pratiche come queste, un audit ICE può essere ridotto a un piccolo inconveniente aziendale, piuttosto che a un grave disagio con multe salate e altre sanzioni.
Nell'ambiente odierno, è più importante che mai fare i passi giusti, come le tre azioni precedenti. ComplyRight è specializzata nell'aiutare le aziende di tutte le dimensioni a superare le complessità della conformità dell'impiego in materia di immigrazione e dispone di numerose risorse sul proprio sito che possono essere d'aiuto.
Immagine: immigrazione e dogana
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