La comunicazione sul posto di lavoro indirizzata a "file" deve rispettare il processo e la struttura per i record di lavoro e il formato di base per la corrispondenza commerciale. I memo file hanno lo scopo di documentare azioni come cambiamenti di personale o decisioni sull'occupazione. Inoltre, conservano i fatti e le circostanze relativi alle attività delle risorse umane e alle indagini sul posto di lavoro.
Il destinatario
Sebbene il memo abbia lo scopo di documentare il file, potrebbero comunque esserci dei destinatari che dovrebbero ricevere direttamente una copia della comunicazione. Ad esempio, se stai documentando un file di un dipendente sulla sua considerazione per una promozione, potresti voler includere il suo attuale supervisore e il supervisore a cui riferirà nel nuovo ruolo. Inoltre, fornire al dipendente una copia del memo.
$config[code] not foundInformazione sensibile
I commenti sul posto di lavoro sulle informazioni sensibili dovrebbero essere indirizzati solo a coloro che hanno bisogno di sapere e i memo devono essere chiaramente contrassegnati come "riservati" se contengono informazioni che non devono essere discusse tra le risorse umane e il supervisore del dipendente. In alcuni casi, i memo da archiviare su argomenti sensibili non devono essere inseriti nel file di un dipendente. Ad esempio, nei casi di indagini sul posto di lavoro, come le molestie sessuali, un memo da archiviare viene inserito nel file investigativo e non nel file del personale del dipendente.I memo da archiviare a fini investigativi rimangono riservati e accessibili solo al personale con necessità di conoscenza, come personale delle risorse umane, dirigenti e proprietari di società o consulente legale.
Memo Contenuto
A meno che questo memo faccia parte della corrispondenza in corso, potrebbe essere necessario descrivere le circostanze o spiegare il motivo della tua documentazione. Se si tratta di una questione di personale - diversa da un'indagine - iniziare la nota con il nome, il dipartimento, la posizione e la durata dell'impiego del dipendente. Ad esempio, se stai riassumendo la richiesta di trasferimento di un dipendente, il tuo primo paragrafo dovrebbe contenere informazioni pertinenti, come la posizione del dipendente e la posizione o il dipartimento per cui ha richiesto il trasferimento. La nota conterrebbe anche dettagli sul fatto che la sua richiesta di trasferimento sia stata concessa, considerata o negata.
Distribuzione e archivi
Se stai scrivendo sul file di un dipendente, una copia del memo deve essere inserita nel file di corrispondenza generale delle risorse umane come parte della lista di distribuzione. Inoltre, il dipendente riceve una copia e così fanno altre parti che possono essere al corrente delle informazioni dei dipendenti, a meno che la nota non faccia parte di un'indagine sul luogo di lavoro riservata. In tal caso, solo le risorse umane e il personale che lavora sull'indagine dovrebbero avere accesso al memo. Quando il file contenente la nota viene inviato ai tuoi archivi, il reparto risorse umane conserva una copia del promemoria che si trova nel file di corrispondenza generale del dipartimento.
