Se hai incorporato la tua attività come S Corporation o C Corporation, la maggior parte degli stati richiede di tenere un registro accurato delle attività dell'azienda. Ogni volta che il tuo consiglio di amministrazione si riunisce, la tua azienda ha bisogno di tenere un registro in archivio a fini di conformità normativa.
Esiste un lungo elenco di possibili transazioni e risoluzioni che potrebbe essere necessario archiviare. Questo può includere qualsiasi cosa che va da:
$config[code] not found- La nomina di un nuovo ufficiale.
- Le dimissioni di un regista.
- Assicurazione d'acquisto.
- Vendere azioni
- Ottenere una linea di credito / carta di credito nel nome dell'azienda.
Tenere registri può essere molto da seguire, in particolare per il piccolo imprenditore. Tuttavia, i minuti di riunione appropriati sono essenziali per mantenere la vostra azienda in regola e mantenere il vostro scudo di responsabilità personale. Di seguito sono riportate alcune delle cose fondamentali che devi sapere quando si tratta di tenere i minuti delle riunioni.
Cosa sono i verbali delle riunioni?
I verbali delle riunioni tengono un resoconto ufficiale di ciò che è stato fatto o discusso durante le riunioni formali, comprese le decisioni prese o le azioni intraprese.
Sono prese durante una riunione formale del consiglio di amministrazione o degli azionisti di una società, come le riunioni iniziali e annuali. In genere, i verbali delle riunioni vengono registrati dal segretario della società (o da un altro individuo nominato alla riunione).
Cosa dovrebbe essere incluso nei verbali delle riunioni?
I minuti di riunione non devono includere ogni piccolo dettaglio. Hai solo bisogno di documentare le informazioni chiave e le decisioni prese o le azioni intraprese. In generale, i tuoi minuti dovrebbero essere sufficientemente dettagliati da fungere da "memoria istituzionale" della tua azienda.
I minuti tipici includeranno quanto segue:
- Informazioni di base sulla riunione: data, ora, luogo.
- Chi ha partecipato, insieme a una nota speciale nei casi in cui i partecipanti sono arrivati in ritardo o sono partiti presto.
- Elementi dell'ordine del giorno con una breve descrizione di ciascun elemento.
- Azioni di voto con un resoconto dettagliato di come ogni individuo ha votato, insieme a eventuali astenuti.
- Tempo in cui la riunione è stata aggiornata.
Nella maggior parte dei casi, non è necessario creare minuti da zero. Puoi trovare modelli gratuiti online per fungere da punto di partenza. Scegli il tuo tipo di minuti / documentazioni, riempi gli spazi vuoti e stampalo e avrai rispettato i tuoi obblighi di registrazione.
Chi è richiesto per mantenere i verbali delle riunioni?
La maggior parte degli stati richiede sia alle S Corporations che alle C Corporations di documentare le principali decisioni aziendali e le principali riunioni che si tengono.
Allo stato attuale, i seguenti stati non richiedono minuti per essere conservati:
- Delaware
- Kansas
- Nevada
- Nord Dakota
- Oklahoma
Inoltre, LLC non è tenuto a mantenere i minuti.
Cosa devo fare con i minuti dopo che sono stati registrati?
I verbali non devono essere archiviati presso lo stato, ma possono essere conservati insieme agli altri documenti aziendali, come articoli di costituzione, statuti e risoluzioni.
Come altri documenti, dovresti tenere i minuti a disposizione per almeno sette anni. I membri della società, come azionisti, funzionari e direttori, hanno il diritto di esaminare i verbali delle riunioni su "ragionevole richiesta" alla società.
Anche se non è necessario depositare questi documenti con lo stato, questi devono comunque essere considerati documenti importanti e sono essenziali per proteggere la buona reputazione della tua azienda e il tuo stato di responsabilità limitata.
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