Receptionist virtuale Potresti aver sentito prima il termine e non è immediatamente chiaro che cosa siano esattamente o quale scopo servano. Sono robot? Si siedono nell'angolo del tuo ufficio, suonando come la cameriera dei robot dei Jetson? (No.) Se non sai cos'è un addetto alla reception virtuale, perché dovresti assumere i loro servizi per la tua azienda? In termini molto semplici, i receptionist virtuali rispondono ai tuoi telefoni da remoto. Ma c'è così, molto di più. Siamo qui per chiarire tutto questo per te: ti spiegheremo cos'è un addetto alla reception virtuale, cosa possono fare per la tua azienda (molto!) E perché è importante che ogni telefonata arrivi alla tua azienda ottiene risposta
$config[code] not foundQuali sono?
I receptionist virtuali sono esperti di assistenza clienti meticolosamente addestrati e sempre disponibili! Fanno tutto ciò che fa un addetto alla reception tradizionale, ma ce ne sono a dozzine, spesso disponibili tutto il giorno. Fondamentalmente, hai le capacità di una normale receptionist vecchia moltiplicata poche decine di volte senza nessuno dei reclami o delle assunzioni.
Se non ti puoi permettere di assumere un addetto alla reception e ti ritrovi a perdere tempo prezioso per le telefonate, i receptionist virtuali sono la soluzione perfetta. Una receptionist virtuale è tutto ciò che vuoi che sia.
Cosa fanno?
Ecco alcuni dei compiti che i receptionist virtuali gestiscono per i clienti, il tutto pur essendo come una parte della loro attività:
Domande frequenti sulla risposta: Le attività che vanno dagli studi medici agli istruttori di arti marziali e ai paesaggisti utilizzano i receptionist virtuali per rispondere alle chiamate che richiedono orari di lavoro, indirizzi e ogni altra semplice domanda, risparmiando tempo per concentrarsi sul proprio lavoro.
Prendendo messaggi: Il pane e il burro della receptionist virtuale.Risponderanno comunque alla chiamata, elimineranno le informazioni e il messaggio del chiamante, quindi inoltreranno le informazioni in modo da non perdere dettagli importanti.
Colleziona lead: Quando ricevi una chiamata da una parte interessata, il tuo addetto alla reception virtuale raccoglierà tutte le informazioni di lead in modo da poter tenere traccia dei chiamanti e di seguire come meglio credi. Se hai già un CRM o un altro database clienti già installato, il tuo addetto alla reception virtuale può facilmente aggiornare anche quelli con informazioni sui lead.
Programmazione degli appuntamenti: I receptionist virtuali di solito possono lavorare con qualsiasi software di programmazione che hai a disposizione. Possono ricevere chiamate dai clienti e pianificare, riprogrammare o annullare gli appuntamenti necessari per qualsiasi tipo di attività.
Elaborazione degli ordini: Qualsiasi tipo di ordine! Dagli ordini telefonici di e-commerce alle richieste di manutenzione per i rapporti di interruzione durante un disastro naturale, i receptionist virtuali sono all'altezza del compito.
Supporto post-ore: L'uso dei receptionist virtuali ti dà la sicurezza che chiunque ti chiami raggiunga una persona reale ogni volta, mai una casella vocale. Lascia che i tuoi addetti alla ricezione virtuale prendano quante o quante chiamate desideri: tutto il giorno, solo dopo le ore, i fine settimana e le vacanze o qualsiasi combinazione di queste.
Trasferimenti live: Forse vuoi avere la possibilità di vedere chi sta chiamando, quindi decidere se vuoi rispondere personalmente o lasciare che un addetto alla reception virtuale lo gestisca. Il trasferimento delle chiamate in diretta rende possibile ciò. Le chiamate ti squillano prima, poi a un addetto al ricevimento virtuale dopo alcuni squilli se non rispondi. È anche possibile il contrario: i centralinisti virtuali possono rispondere a tutte le chiamate, quindi mettere il chiamante su una breve attesa mentre ti contattano, chiedere se desideri prendere la chiamata, quindi inoltrare il chiamante direttamente a te. Ad ogni modo, hai il controllo.
Perchè importa?
Questo potrebbe sembrare un grande sforzo per garantire che ogni telefonata abbia una risposta. Con Internet in tasca a tutti, chi chiama anche le aziende più, giusto? Qual è una chiamata persa ogni tanto, giusto? Sbagliato. Sbagliato!! Non dimenticare: non sai mai chi è alla fine di quella telefonata. Potrebbe essere solo il tuo nuovo più grande cliente, e ogni chiamata persa è un'occasione persa. Probabilmente l'hai già sentito prima, ma non lo ripeteremo se non fosse vero.
L'accessibilità sempre crescente di Internet ha effettivamente aumentato il traffico telefonico alle aziende, perché oggi è più facile per un consumatore interessato effettuare una ricerca con pochi tocchi su una tastiera e trovarli. Ciò rende più facile trovare sia voi che i vostri concorrenti, quindi se non rispondete la prima volta, probabilmente chiameranno qualcun altro prima di darvi un'altra iniezione. Non puoi permetterti questo, dal momento che i clienti che chiamano hanno un intento più elevato di agire, secondo un rapporto del 2017 di Forrester. Infatti, i clienti che contattano telefonicamente sono clienti più preziosi in generale: "Le parti interessate che avviano le chiamate in entrata tendono a convertire il 30% più velocemente, a spendere in media il 28% in più e a mantenere un tasso di ritenzione superiore del 28% rispetto a chi si impegna rigorosamente attraverso altri canali".
Il punto è che rispondere ad ogni chiamata è più importante che mai, e spesso non ci sono ore al giorno per essere certi di ciò nel mezzo di tutto il resto coinvolto nella gestione della tua attività. I receptionist interni sono costosi. I receptionist virtuali sono convenienti, sempre disponibili e formati per fornire in modo coerente il messaggio della tua attività esattamente come desideri.
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