L'etichetta telefonica corretta è essenziale per presentare un'immagine professionale e mantenere un ufficio senza intoppi. Ottenere le sfumature giuste è importante, dal momento che una telefonata di solito rappresenta il primo incontro del cliente con l'azienda. Queste stesse regole non scritte si applicano anche alle relazioni di un collaboratore, in cui una persona maleducata può facilmente interrompere un ambiente altrimenti armonioso. Imparare le regole di base dell'etichetta telefonica dell'ufficio ora ti salverà dall'imbarazzo in seguito.
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Non lasciare che i chiamanti indovinino la tua identità nel rispondergli. Rispondere con il tuo nome completo e il saluto formale della compagnia, se il tuo datore di lavoro ne richiede uno. Ad esempio, un addetto al ricevimento potrebbe dire qualcosa del tipo: "Buongiorno, questa è Jane Doe che parla, come posso aiutarti?" Mai mangiare o masticare gomma mentre sei al telefono. Se il chiamante lascia un messaggio, ripeti i dettagli ad alta voce, in modo che sappia che li capisci. Annota l'ora e la data di ogni chiamata prima di consegnare il messaggio.
Frena il tuo vivavoce
Limita i vivavoce alle impostazioni private come le chiamate in conferenza, dove è facile contenere i livelli di volume a porte chiuse. Tenerli fuori dai cubicoli o dagli spazi aperti per evitare di disturbare i colleghi. Nel fare affari, assicurati che tutte le parti sappiano che stai usando un vivavoce e ottieni il loro accordo prima di iniziare. Una volta terminata la riunione, assicurati di aver davvero disconnesso l'altoparlante per impedire ai non partecipanti di ascoltare commenti casuali che tu o altri.
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Portato a voi da Sapling Portato a voi da SaplingAbbandona le cuffie
Tieni le cuffie o gli auricolari Bluetooth sulla tua scrivania quando la lasci per un certo periodo di tempo, come usare il bagno o fare una pausa personale in un'area comune. In caso contrario, i colleghi lotteranno per attirare la vostra attenzione, dal momento che non avranno idea se si sta prendendo una chiamata.Indossare auricolari o cuffie quando non li si utilizza è anche scortese, poiché suggerisce che non si è disposti a interagire con altre persone.
Abbassa il volume
Non perdere mai traccia di ciò che ti circonda mentre sei al telefono. Parla sempre con toni chiari e conversazionali, ma abbassa la voce se i colleghi mostrano sguardi irritati, consiglia Barbara Pachter, un allenatore in carriera intervistato nell'articolo di ottobre 2013 di Business Insider "Otto regole sull'etichetta del telefono che ogni professionista dovrebbe conoscere". Seguire regole simili per dispositivi come i telefoni cellulari. Lasciali su vibrazione per evitare di interrompere le funzioni di lavoro e scegliere le suonerie normali. I colleghi potrebbero non condividere il tuo amore per l'abrasivo hip-hop o speed metal, ad esempio.
Fai attenzione ai tuoi messaggi vocali
Indica il tuo nome, titolo e le istruzioni per i chiamanti nei saluti di voicemail. Segui le linee guida dell'utente del tuo datore di lavoro. Ad esempio, l'Università del Pacifico richiede ai dipendenti di aggiornare regolarmente i loro saluti - così i chiamanti non si chiedono se un lavoratore è ancora in vacanza. Sii sintetico nei tuoi messaggi vocali, poiché il destinatario potrebbe non avere il tempo di ascoltare più dei dettagli di base. Dì il tuo numero di telefono lentamente, tuttavia, in modo che il chiamante non finisca per riprodurre ripetutamente il tuo messaggio.
