Sapevi che i datori di lavoro che non presentano i moduli per la segnalazione di Affordable Care Act (Obamacare) richiesti con l'IRS possono essere soggetti a una sanzione massima di $ 3 milioni? È abbastanza per tenerti sveglio la notte! E questo è solo un requisito legale.
Oggi i datori di lavoro affrontano una vasta gamma di requisiti per la tenuta dei registri dei dipendenti, in quanto questa infografica di ComplyRight, una società dedicata a liberare i proprietari di piccole imprese dagli oneri di conformità, rende chiaro. E quelle esigenze sembrano crescere ogni anno.
$config[code] not foundGli oneri burocratici e burocratici possono essere più difficili da gestire per le piccole imprese, perché le entità più piccole hanno meno personale per gestire le funzioni delle risorse umane o non dispongono affatto di risorse umane dedicate. Ma la buona notizia è che la tecnologia può aiutarti a mantenere i requisiti di conformità normativa come datore di lavoro.
Ecco alcuni requisiti per la tenuta dei registri dei dipendenti che potrebbero sorprenderti (o scioccare):
Annunci di lavoro
Quando i datori di lavoro pubblicano annunci pubblicitari per nuove opportunità di lavoro, devono conservare un record per un anno secondo la Discriminazione per età in legge sull'occupazione (ADEA).
Domande di lavoro
I datori di lavoro coperti dall'ADEA, dall'Americans with Disabilities Act (ADA) e / o dal Titolo VII del Civil Rights Act (Titolo VII) devono conservare tutte le domande di lavoro in archivio per almeno un anno. Il requisito di un anno si applica anche ai lavoratori stagionali e temporanei.
CV
I curriculum sollecitati devono essere conservati in archivio per un anno, per ADEA e ADA. Tuttavia, non è necessario mantenere i curriculum non richiesti.
Record di terminazione
L'ADA e il Titolo VII richiedono che tutti i record di risoluzione siano conservati per un anno dopo la data di cessazione del dipendente.
Piani di benefit
L'ADEA richiede che i piani di benefit siano conservati per un anno dalla cessazione del piano nell'ambito dell'ADEA. Inoltre, l'Employee Retirement Income Security Act (ERISA) richiede che i registri dei piani di benefit siano archiviati per sei anni.
Valutazioni delle prestazioni
La Fair Labor Standards Act (FLSA) richiede che le valutazioni delle prestazioni siano conservate per due anni.
Documenti fiscali di disoccupazione
Secondo la legge federale sulla disoccupazione (FUTA), è necessario conservare i registri delle tasse di disoccupazione per quattro anni a partire dalla data di scadenza dell'imposta o dal pagamento, a seconda di quale data è successiva.
I-9 Forms
I moduli I-9 e ulteriori informazioni di verifica per verificare che i dipendenti siano autorizzati a lavorare negli Stati Uniti devono essere conservati per tre anni dalla data di assunzione o un anno dopo la data di cessazione, a seconda dell'evento che si verifica successivamente. La legge applicabile è l'IRCA (Immigration Reform and Control Act).
Contratti di lavoro
Se hai contratti di lavoro con dipendenti, sei tenuto a mantenere tutti i contratti per tre anni per la FLSA.
Moduli OSHA per lesioni e malattie
I datori di lavoro con 11 o più dipendenti devono conservare tutti i moduli che riportano lesioni o malattia per un minimo di cinque anni dopo la fine dell'anno civile.
Un vertiginoso panorama di conformità
Come illustrato nel precedente elenco, i datori di lavoro sono soggetti a un patchwork in costante aumento delle leggi sulla conservazione dei dipendenti.
Non è solo il numero di requisiti legali che rende difficile la conformità. È il fatto che le leggi sono in continua evoluzione - e complesse.
Le leggi spesso sono piene di sfumature, eccezioni e definizioni dettagliate. I requisiti di registrazione possono coprire alcuni datori di lavoro in base alle loro dimensioni o all'industria, ma non ad altri.
Anche le leggi cambiano frequentemente e vengono aggiunte nuove leggi e regolamenti. Se sei preso alla sprovvista di un cambiamento o di una nuova legge, la tua azienda potrebbe finire per pagare multe salate. Ricorda, la mancanza di conoscenza di solito non è una difesa.
Tecnologia: base essenziale per la conformità dei datori di lavoro
La tenuta dei registri dei dipendenti è oggi una di quelle aree in cui la tecnologia livella il campo d'azione per le piccole imprese.
Una buona app per la registrazione dei documenti dei dipendenti può aiutarti a soddisfare meglio i requisiti legali applicabili alla tua attività, questo è un dato di fatto.
Ma il software best-of-breed dei record di oggi può aggiungere molto più valore.
Le migliori app aiutano la produttività aiutando i team delle piccole imprese a lavorare in modo più intelligente, non più difficile. Suggerimento: cerca software che sia veloce per iniziare, intuitivo e facile da usare. Cerca anche funzionalità come promemoria automatici e promemoria per una maggiore efficienza.
Una buona app per registrare i dipendenti può risparmiare denaro gestendo il rischio. Ottieni tranquillità e dormi meglio sapendo che la tua piccola azienda ha gli strumenti per soddisfare i requisiti complessi di registrazione, proprio come le grandi aziende.
Ecco un altro enorme vantaggio della tecnologia: record elettronici invece di carta. Mantenere copie cartacee dei registri dei dipendenti richiede non solo una grande quantità di spazio fisico, ma richiede anche un'organizzazione estrema. L'impiegato medio spreca 400 ore all'anno alla ricerca di documenti cartacei.
Secondo ComplyRight, la documentazione elettronica sta guadagnando slancio sulla carta. Non è una sorpresa perché. Quando i record vengono memorizzati elettronicamente, le informazioni vengono consolidate in un unico posto e facilmente ricercabili. Il personale può recuperare i dati dei dipendenti in pochi clic.
Mentre la tua azienda cresce e i record si moltiplicano, i sistemi di archiviazione elettronica semplificano l'organizzazione e il recupero di volumi di dati in crescita. Senza il trascinamento di documenti inefficienti, puoi scalare la tua attività più velocemente.
Dove trovare l'aiuto per la registrazione dei dipendenti
Per visualizzare un elenco completo dei requisiti di tenuta dei registri dei dipendenti e identificare quelli che si applicano alla tua attività, scaricare da ComplyRight le "Linee guida per la conservazione dei dipendenti dei datori di lavoro per i datori di lavoro e i responsabili delle risorse umane".
E controlla l'app Employee Records da HRDirect. È gratuito e veloce per iniziare - e semplifica la gestione dei record dei dipendenti.
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