Un addetto alla reception rappresenta una società essendo il volto e la voce che saluta i clienti alla loro prima visita o telefonata. La capacità del receptionist di creare una buona prima impressione è una componente importante del successo generale dell'azienda. Sebbene i doveri dei receptionist possano variare in qualche modo dal datore di lavoro e dall'industria, ci sono competenze e qualità comuni di un addetto alla reception che sono necessarie per qualsiasi lavoro.
$config[code] not foundCapacità di comunicazione
La comunicazione è al centro dei doveri di un addetto alla reception. Deve essere in grado di parlare chiaramente con le persone al telefono e di persona. Prende i messaggi e li trasmette all'individuo adatto. Può dare indicazioni, rispondere a domande e indirizzare visitatori o visitatori a un altro dipendente o dipartimento. Un buon addetto alla reception ha una grafia leggibile, quindi è facile leggere note e messaggi.
È anche importante conoscere la terminologia del campo. Le competenze mediche del receptionist, ad esempio, spesso includono la conoscenza di base delle procedure mediche e dei termini utilizzati dalle compagnie assicurative e dai rappresentanti farmaceutici. Un buon addetto alla reception sa abbastanza del business e del suo vocabolario specializzato per essere in grado di rispondere alle domande di base e di indirizzare i chiamanti e i visitatori ai reparti competenti.
Capacità di essere un giocatore di squadra
L'addetto alla reception funge da collegamento tra i clienti e i dipendenti che forniscono i servizi desiderati. I receptionist aiutano clienti e clienti a ottenere quello che vogliono. Assistono i colleghi in vari modi, dal prendere e prendere telefonate al tenere libri degli appuntamenti e svolgere altre attività di routine. Gli addetti alla reception spesso facilitano le comunicazioni anche tra i loro colleghi, contribuendo a garantire che l'attività aziendale avvenga nel modo più fluido possibile.
Abilità nell'usare il computer
A seconda del lavoro, un addetto alla reception può fare molto di più che rispondere ai telefoni e salutare i clienti. Le funzioni di controllo possono includere la creazione di lettere, promemoria, fatture, orari e altri tipi di documenti e registrazioni. Oggi la maggior parte delle aziende fa affidamento su mezzi elettronici per l'originazione e il mantenimento dei documenti. Gli addetti alla reception dovrebbero essere competenti con programmi standard di elaborazione testi e fogli elettronici come Microsoft Word ed Excel. Dovrebbero essere in grado di apprendere qualsiasi software specializzato che un'azienda possa utilizzare per il proprio lavoro amministrativo.
Gli addetti alla reception dovrebbero anche sapere come utilizzare le apparecchiature da ufficio standard. Questo include telefoni multilinea, fotocopiatrici, fax e affrancatrici.
La giusta personalità
Alcune qualità di un addetto alla reception non possono essere apprese a scuola. Essere receptionist può essere stressante; un buon addetto alla reception gestisce più compiti contemporaneamente con calma ed efficienza. Potrebbero esserci diversi clienti in fila per attirare l'attenzione. Un autista di consegna potrebbe aver bisogno di una firma mentre stai gesticolando telefonate su più linee. Un collaboratore potrebbe chiedere dei messaggi nello stesso momento in cui un altro ti chiede di controllare il programma degli appuntamenti. Un buon addetto alla reception è in grado di organizzare e dare priorità ai compiti in modo che vengano eseguiti correttamente e in modo tempestivo.
Come receptionist, avrai probabilmente accesso a informazioni riservate su colleghi e clienti. Entrambi hanno l'eccezione della lealtà e discrezione di un receptionist nella protezione delle informazioni private.
Una personalità estroversa è un vantaggio decisivo per una buona receptionist. A seconda di dove lavori, la tua giornata può essere piuttosto impegnativa, con molte interazioni con clienti e colleghi. È importante essere sempre piacevoli e professionali, a prescindere da cosa ti senti dentro o che tipo di giornata hai avuto.
Ambiente di lavoro
Gli addetti alla reception di solito siedono a una scrivania in una reception, in una sala d'attesa o in ufficio. Secondo un recente sondaggio di Il Boston Globe più del 90% dei receptionist che lavorano attualmente sono donne. A causa della grande varietà di settori e impostazioni in cui sono necessari i receptionist, esistono opportunità per il lavoro a tempo pieno e part-time, durante il normale orario lavorativo e nei programmi serali, notturni, festivi e nei fine settimana.
Stipendio e prospettive di lavoro
Lo stipendio medio per un addetto alla reception è $34,800 all'anno, con un intervallo tipicamente compreso tra $31,247 e $39,012. Una serie di fattori può influire sul salario, inclusi datore di lavoro, ubicazione geografica, istruzione, compiti di reception e anni di esperienza.
Secondo il Bureau of Labor Statistics degli Stati Uniti, che traccia i dati per la maggior parte delle occupazioni civili, il tasso di crescita previsto per le posizioni dei receptionist è di circa il 9% fino al 2026. È veloce come la media, rispetto a tutte le altre occupazioni.
