I verbali della riunione di un'associazione o di un'organizzazione sono il registro ufficiale delle azioni intraprese dal consiglio di amministrazione del gruppo, ma non devono essere intesi come una trascrizione onnicomprensiva. Troppi dettagli possono presentare un'immagine confusa di ciò che un incontro ha compiuto e invita a interpretazioni errate. La chiave per scrivere i minuti di riunione appropriati deve essere concisa e accurata e seguire le pratiche standard.
$config[code] not foundIniziare i minuti con il nome dell'organizzazione e registrare la data della riunione e la sua posizione. Il verbale dovrebbe annotare tutti i membri del consiglio di amministrazione presenti, la presenza di un quorum e il momento in cui è stato chiamato l'ordine. Il segretario dovrebbe anche registrare il tempo in cui i membri del consiglio di amministrazione arrivano in ritardo o se ne vanno presto per avere una registrazione chiara di chi era presente al momento della votazione.
Seguire l'ordine del giorno per spuntare gli elementi che emergono per primi, come correzioni e aggiunte ai verbali della riunione precedente, accettazione della relazione di un tesoriere o presentazione di relazioni di commissione che non richiedono ulteriori azioni. Per relazioni scritte come un aggiornamento del tesoriere, allegare semplicemente il rapporto al verbale. Per le relazioni orali, riassumere brevemente.
Registra l'essenza dell'azione che una commissione prende, ma non un dialogo di discussione in corso tra i membri del consiglio. Quando viene fatta una mozione, registra chi ha fatto la mozione e chi l'ha assecondato, e il risultato del voto. Prendi nota delle altre azioni prese durante la riunione che non sono soggette a votazione, come ad esempio il presidente del consiglio di amministrazione che assegna i compiti per un evento di associazione imminente, membri del consiglio di volontariato per l'appartenenza alla commissione e discussioni sulle attività future. Il verbale dovrebbe includere una sintetica sintesi di ogni altra discussione.
Riassumi le questioni sollevate sotto il punto dell'ordine del giorno per "New Business". Mentre il nuovo business potrebbe essere qualsiasi cosa, il verbale dovrebbe principalmente riflettere l'argomento sollevato, chi lo ha sollevato e qualsiasi direttiva del presidente o del consiglio di amministrazione per affrontare il problema o "guardare dentro."
Termina i minuti con la data, l'ora e il luogo della prossima riunione. Archiviare i verbali come indicato dal presidente o dal presidente del consiglio di amministrazione, ad esempio online o in un file cabinet designato.
