L'etichetta aziendale influenza il modo in cui le altre persone ti percepiscono sul posto di lavoro, inclusi colleghi, supervisori e clienti. Se ti viene chiesto di prendere i minuti per un incontro, il punto più importante è tenerli chiaro, conciso e preciso.
Preparazione e nozioni di base
Ogni volta che partecipi a un incontro di lavoro, recati presto e preparati a qualsiasi compito tu debba svolgere durante la riunione. Se stai mantenendo i minuti dovresti avere il tuo notebook o computer pronto, insieme ad altri elementi necessari come penne o dispositivi di registrazione. La frequenza è registrata nei minuti, quindi preparare un foglio di accesso in anticipo. Il foglio di accesso deve contenere il nome di ciascun partecipante e uno spazio per contrassegnare i tempi di arrivo.
$config[code] not foundAnche se è contro l'etichetta aziendale interrompere gli altri oratori durante una riunione di lavoro, il responsabile del minuto dovrebbe tenere appunti accurati su ciò che è stato detto e fatto durante la riunione. Qualsiasi mozione formale deve essere registrata testualmente. Parla e chiedi chiarimenti se non hai sentito o capito qualcosa abbastanza bene da registrarlo con precisione.
È compito della persona che gestisce la riunione di creare un'agenda e tenere la riunione in pista. Se la riunione si allontana dall'agenda stabilita, i minuti dovrebbero riflettere questo. C'è sempre la possibilità che ti venga chiesto un giorno di chiarire esattamente cosa è successo a una riunione. Non importa cosa, dovresti assicurarti i minuti descrivere con precisione cosa è successo veramente e in quale ordine.
Etichetta di Minute-Taking
I verbali delle riunioni non sono solo appunti per la comodità delle persone che hanno partecipato alla riunione. I minuti di un incontro sono a registrazione legale di quello che è stato fatto in quella riunione secondo un articolo del parlamentare registrato Nancy Sylvester.
Non è necessario registrare ogni dettaglio di ciò che è stato detto. Tranne le mozioni ufficiali, riassumi i contenuti. Includi solo i dettagli che saranno ancora importanti in futuro per chiunque stia esaminando i minuti. Usa parole chiave per riassumere il succo di ogni discussione.
Evita qualsiasi commento, opinione personale o linguaggio descrittivo nel verbale. Non solo sono questi soggettivi, ma potrebbero mettere in imbarazzo il soggetto dei tuoi commenti più tardi. Ad esempio, puoi aggiungere una nota leggendo "Il signor Smith ha lasciato l'incontro alle 2:45 pm", ma non dovresti pronunciarlo come "Mr. Smith si è arrabbiato con la signora Jones e è uscito dall'incontro".
Per evitare commenti inutili, non cercare di descrivere il tono emotivo dell'incontro in alcun modo. Ad esempio, "la signora Jones ha insistito sul fatto che i dati di vendita miglioreranno nel prossimo trimestre" è troppo soggettiva e sarebbe meglio formulata come "la signora Jones ha detto che i dati di vendita dovrebbero migliorare nel prossimo trimestre". Lasciate che i fatti parlano da soli.
