I memo della riunione descrivono lo scopo della riunione, i fatti rilevanti e il modo in cui i destinatari devono rispondere alle informazioni. Mantenere il promemoria il più diretto e conciso possibile e inviarlo elettronicamente o collocarlo nelle caselle postali interne dei dipendenti. Un solido promemoria per l'incontro di lavoro aiuta manager, team leader e colleghi a condividere informazioni con i dipendenti sulle riunioni imminenti in modo tempestivo ed efficace.
$config[code] not foundFormato memo
Seguire le procedure standard per comunicazioni aziendali scritte durante la formattazione di un memo di una riunione: spazio singolo e sinistra giustificano il contenuto, salta una linea tra i paragrafi, metti uno spazio dopo ogni periodo e non indietreggia quando inizi un nuovo paragrafo. Utilizzare titoli specifici, come "Cosa portare alla riunione" per aiutare i destinatari a identificare informazioni importanti e fornire elenchi numerati e punti elenco in modo che possano individuare rapidamente le informazioni di cui hanno bisogno, raccomanda il laboratorio di scrittura online Purdue University. Lascia un margine di 1,5 pollici in alto - a meno che non usi la carta intestata e debba aumentare il margine - e scrivi la parola "MEMORANDUM" in maiuscolo in grassetto nella parte superiore della pagina, raccomanda la Loyola University di New Orleans.
Dettagli e materia
Fornire informazioni specifiche sulla riunione. Non utilizzare i memo della riunione per discutere altre questioni che non sono rilevanti per la riunione, raccomanda l'Università del Maryland University College. Includere la data, l'ora e il luogo dell'incontro, l'argomento principale e chi sta conducendo la riunione nella rubrica. Indirizzare il promemoria ai singoli dipendenti, a un intero reparto, a un team specifico o all'intero staff, in base alle esigenze. Fornire un breve riepilogo di ciò che verrà discusso durante la riunione e includere istruzioni o allegati se si desidera che i dipendenti leggano o preparino i materiali prima della data della riunione. Mantieni il tuo memo su una pagina o meno.
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Utilizza il linguaggio professionale quotidiano comune nel tuo promemoria ed evita slang, sarcasmo o battute. Indica chiaramente quando, dove e perché stai conducendo la riunione, e non cercare di impressionare i destinatari con le parole del vocabolario. Sii diretto e specifico con i dettagli e le istruzioni del tuo incontro, mantenendo un tono educato e cortese. Evitare le emozioni e attenersi ai fatti di base sull'incontro, secondo Loyola University. Anche se durante la riunione si discuteranno di problemi emotivi, conflitti o preoccupazioni aziendali, il promemoria della riunione necessita di un tono calmo e neutrale.
Modi per inviare un memo alla riunione
Invia un memo della riunione nello stesso modo in cui normalmente comunicherai con i colleghi e il personale. Ad esempio, un preside di una scuola elementare potrebbe mettere una copia cartacea del memo nella casella di posta interna di ciascun insegnante. Oppure, potrebbe inviare i memo elettronicamente agli indirizzi email di lavoro degli insegnanti. Invia un messaggio di testo ai tuoi dipendenti solo se hai già avvertito in anticipo che intendi corrispondere in questo modo. I memo sono generalmente troppo lunghi per essere inviati utilizzando la messaggistica di testo, a meno che tu non stia fornendo solo la data, l'ora e il luogo. Evita di utilizzare gli account e-mail personali dei dipendenti per le attività commerciali, ma non esitare a inviare i memo della riunione per lavorare sugli indirizzi e-mail.
