Man mano che la tua azienda cresce, aggiungi più processi, software e persone. Se non si è sempre riusciti a ottimizzare in modo proattivo, potreste essere sorpresi di scoprire che i vostri sistemi sono complicati e ridondanti.
Il consolidamento del flusso di lavoro aiuterà la tua azienda in espansione a continuare a prosperare e a far lavorare la tua gente su cose importanti.
Come consolidare i sistemi aziendali
Ridurre il tempo di immissione dei dati
Se inserisci gli stessi dati in più posizioni, stai perdendo tempo. L'integrazione con l'app software consente di immettere i dati una sola volta e di sincronizzarli automaticamente in altri luoghi.
$config[code] not foundUn enorme risparmio di tempo? Cerca il software CRM (Customer Relationship Management) che offra l'integrazione con altri servizi, come l'email marketing, la contabilità e la gestione dei contenuti. Ad esempio, Insightly si integra con Evernote, Gmail, Google Calendar, Google Drive, MailChimp, Outlook 2013, Quote Roller, Torpio e Zapier. Presto, Insightly si integrerà anche con QuickBooks Online.
L'integrazione consente di gestire in modo più efficiente le attività all'interno del CRM senza duplicare il lavoro, ad esempio il collegamento di informazioni sul progetto da Evernote a un'organizzazione nel CRM o la creazione di preventivi personalizzati con informazioni CRM tramite Quote Roller.
Lavora nel cloud
I giorni in cui non si è in grado di lavorare su un progetto perché i dati sono archiviati su un desktop a cui non si può accedere sono finiti. Ora tutti nel tuo team, i tuoi clienti e chiunque altro abbia bisogno di collaborare su un progetto o documento, è in grado di vedere e utilizzare informazioni importanti da qualsiasi luogo tramite Internet. I dati archiviati nel cloud sono resistenti alla corruzione a causa di problemi informatici perché non sono memorizzati sul computer di una persona.
Tieni presente che quando alcune app cloud hanno tempi di inattività imprevisti, ciò potrebbe influire sulla tua capacità di lavorare. (La tua attività è stata compromessa quando Google Drive è andato giù a marzo?)
Se sei preoccupato per i problemi di inattività, prendi in considerazione le applicazioni di combinazione che ti consentono di lavorare da dati di backup archiviati localmente o quelli che dispongono della modalità offline. Le app cloud più famose per le aziende includono Google Apps for Business, Office 365, Box e RebitPro. Inoltre, molte app cloud sono alternative a basso costo per l'acquisto di un blocco di licenze software per la tua azienda.
Usa solo un calendario
Poche cose sono più frustranti del perdere una scadenza perché qualcuno stava controllando il calendario sbagliato. Il modo migliore per evitarlo è utilizzare un solo calendario per tutti e per ogni progetto.
Scegli un calendario che si integrerà con il software che utilizzi per il CRM e la gestione dei progetti, oltre ai dispositivi mobili utilizzati regolarmente dal tuo team. Non solo sarai in grado di sincronizzare le scadenze importanti del progetto, ma il tuo team potrà gestire i propri orari all'interno della stessa app mobile mantenendo le scadenze aziendali importanti.
Segui la "K.I.S.S. Regola"
Proprio come hai imparato a scuola, Keep It Simple, Silly.
Se vuoi evitare di complicare le attività aziendali di routine e creare ridondanza nel tuo flusso di lavoro, concentrati sempre sulla semplicità. L'ultima tecnologia non sempre migliora su ciò che hai già ottenuto. Se stai acquistando sistemi di business migliori, assicurati di non duplicare qualcosa che già possiedi. Questo è un posto in cui i plugin, le app e le estensioni sono davvero utili.
È possibile trovare software, come CRM o un browser Web, che fa una cosa veramente bene. Quindi aggiungi un plug-in che automatizza un processo o aggiunge funzionalità gestite con un software unificato. Ciò consente di liberare te e la tua squadra da un altro programma e da un altro processo da apprendere.
Se hai trascurato di snellire i tuoi sistemi aziendali, la prima volta che dai un'occhiata alle opzioni potrebbe essere un po 'opprimente. Una volta che hai trovato il tempo per trovare le app giuste per i lavori che ti occorrono automatizzati e sradicare tutti i sistemi e i software ridondanti, avrai la possibilità di valutare regolarmente i tuoi sistemi, rendendo la manutenzione molto più semplice in futuro.
Probabilmente il miglior pagamento per la semplificazione dei sistemi sta liberando il tuo team per lavorare sui progetti, piuttosto che bruciare il tempo facendo attività ridondanti.
10 commenti ▼
