Quando un cliente entra in un ufficio, l'addetto alla reception è la prima persona che incontrerà. Gli addetti alla reception sono il collegamento tra il pubblico e le aziende per cui lavorano, e per questo motivo dovrebbero essere a conoscenza di tutte le politiche e le procedure dell'ufficio. Potrebbero non essere in grado di rispondere a tutte le domande che un cliente ha, ma dovrebbero sempre essere in grado di indirizzare il cliente a qualcuno che può farlo.
Saluta i visitatori
Il compito principale di un addetto alla reception è quello di salutare i visitatori e indirizzarli verso gli uffici o gli amministratori appropriati. L'addetto alla reception è il volto pubblico di qualsiasi azienda e dovrebbe essere amichevole, disponibile e ben informato su tutte le procedure e le politiche dell'ufficio. Questi possono variare da un ufficio all'altro. Ad esempio, un medico addetto alla reception dovrà sapere come ottenere informazioni assicurative da ciascun paziente e come raccogliere i co-paga, se necessario. Sebbene non debbano rispondere a domande mediche, dovrebbero sapere a chi indirizzare i pazienti se hanno un problema. Un receptionist in uno studio legale non dovrebbe offrire consulenza legale, ma deve sapere chi nel proprio ufficio ha le competenze per lavorare con un cliente e indirizzarlo immediatamente a quella persona.
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In alcuni casi, i receptionist sono responsabili dell'applicazione delle politiche e delle procedure dell'ufficio. Le politiche specifiche degli uffici variano da un ufficio all'altro, ma sono generalmente progettate per proteggere la sicurezza e il benessere dei dipendenti e dei clienti in ufficio. Le politiche dell'ufficio possono includere divieti di fumo, bevande alcoliche e molestie sessuali o verbali nell'ufficio o nella reception. Molti uffici hanno anche un codice di abbigliamento di base e richiedono che tutti entrino in ufficio per indossare scarpe e abbigliamento adeguato. Altre polizze di base per l'ufficio coprono ore di operatività, fatturazione e modalità per informare i clienti di eventuali modifiche dei servizi o delle tariffe. Come tutti i dipendenti, l'addetto alla reception dovrebbe essere a conoscenza delle politiche dell'ufficio e avere sempre a portata di mano un manuale per i dipendenti.
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Portato a voi da Sapling Portato a voi da SaplingRiservatezza e problemi di riservatezza
In molti uffici, i receptionist sono responsabili per l'archiviazione di grandi quantità di informazioni. Questi potrebbero includere documenti di lavoro dei clienti, storie legali o mediche, indirizzi e informazioni di contatto o informazioni finanziarie. Anche se il datore di lavoro di un addetto alla reception può avere accesso completo a tali informazioni, l'addetto alla reception non deve condividerle con nessuno al di fuori dell'ufficio o con personale non autorizzato all'interno dell'ufficio o sul posto di lavoro. Le politiche dell'ufficio prevedono regole rigorose sul diritto alla privacy dei clienti e spesso includono sanzioni per il rilascio di informazioni non autorizzate. Poiché agli addetti alla reception viene affidata un'informazione altamente personale, questi devono essere consapevoli di queste politiche e aderirvi in ogni momento. Gli addetti alla reception dovrebbero anche essere in grado di informare i clienti dei loro diritti alla privacy e rispondere a qualsiasi domanda essi possano avere riguardo a questi problemi.
