Se sei uno dei milioni di dipendenti che trascorrono in media il 21 percento del loro tempo nelle riunioni, sai che richiedono molto tempo e spesso fanno deragliare la tua lista di cose da fare quotidianamente.Potresti non essere in grado di cancellarli tutti (anche se alcune aziende puntano a giorni liberi da riunioni), ma puoi renderli più produttivi. Ecco come condurre un incontro che non metta i tuoi colleghi a dormire o sprechi il tempo di nessuno.
$config[code] not foundImposta un ordine del giorno
Sembra facile, giusto? Ma se non si dispone di un ordine del giorno che elenca elementi specifici, ci sono buone probabilità che l'incontro torni all'argomento e le conversazioni ruotino attorno a qualsiasi cosa, dai punteggi dei giochi ai piccoli reclami. Prendi il controllo inviando l'ordine del giorno ai partecipanti in anticipo. Chiedete a tutti di venire preparati ad affrontare gli oggetti inclusi, e offrono anche la possibilità per i partecipanti di aggiungere un punto all'ordine del giorno dell'ultimo minuto se ritengono che sia assolutamente cruciale per la discussione.
Chiedi a tutti di contribuire
Oltre a stabilire un ordine del giorno e chiedere a tutti di essere preparati, fare un ulteriore passo e assegnare effettivamente a tutti i compiti specifici della riunione. Potrebbe essere semplice come far trascorrere tutti un minuto all'inizio, presentando i punti salienti del proprio lavoro / team per l'ultima settimana o mese. Per gli incontri che riguardano i progetti in corso, tutti potrebbero essere pronti a discutere i risultati o offrire soluzioni. Per esempio, una volta ho lavorato per un'azienda in cui i dipendenti hanno fatto un casino della cucina e nessuna quantità di solleciti da parte delle risorse umane ha risolto il problema. Il team di gestione ha chiamato un incontro per discutere delle soluzioni. A tutti noi fu detto di venire con almeno due idee. In quel modo siamo stati in grado di parlare attraverso idee concrete e abbiamo scelto di perseguire i primi due. Come bonus aggiuntivo, abbiamo completato l'operazione in 45 minuti anziché l'ora intera assegnata.
Video del giorno
Portato a voi da Sapling Portato a voi da SaplingLascia i laptop alla tua scrivania
A meno che non stiate organizzando la riunione e stiate facendo una presentazione fantastica (non un altro PowerPoint, per favore), scaricate il laptop. Gli esperti spiegano come gli sguardi fissi ai nostri schermi ostacolino l'interazione e l'empatia rendendo più difficile raggiungere un consenso. Inoltre, le distrazioni perdono tempo e fanno sì che le riunioni si trascinino più a lungo del necessario. Se si desidera prendere appunti, utilizzare carta e penna, gli studi hanno trovato persone che scrivono le cose alla vecchia maniera in realtà conservano più informazioni, comunque.
Tenere la lista dei partecipanti breve
Non è necessario l'input dell'intero team nelle prime fasi della pianificazione. Anche se non vuoi lasciare fuori le persone che sono fondamentali per il processo, non hai bisogno di 50 persone. Decidere le parti interessate critiche per ogni riunione. Se si tratta di un progetto a lungo termine, le parti interessate si spostano con il progetto, ma porsi le seguenti domande prima di inviare un invito: la persona è un esperto in materia, prendono decisioni finanziarie o di budget e sono necessarie in questa fase del processo? Ricorda, solo perché qualcuno non fa parte della riunione non significa che non dovrebbero essere tenuti aggiornati. Assegna persone specifiche per condividere informazioni al di fuori del gruppo principale per garantire che i team non si sentano come se fossero lasciati all'oscuro.
