Come proprietario di una piccola impresa, il tempo libero non è probabilmente qualcosa di cui hai un sacco. Quello che hai sono molti compiti da svolgere e scadenze da rispettare. Quindi, come puoi realizzare meglio queste attività in un tempo più breve?
Di seguito sono riportati 50 suggerimenti per risparmiare tempo per aiutarti a risparmiare tempo durante la giornata lavorativa.
50 suggerimenti per risparmiare tempo per le piccole imprese
1. Imposta obiettivi
$config[code] not foundOgni mattina, scrivi un elenco dettagliato delle cose da fare in quel giorno.
2. Crea un piano
Scopri quando e come realizzerai ciascun elemento nel tuo elenco giornaliero: avrai bisogno di aiuto, materiale di consumo, ecc.?
3. Priorità per importanza
È inevitabile che a volte dovrai tagliare gli elementi dalla tua lista di cose da fare, quindi decidi in anticipo quali sono gli elementi più importanti e quali sono le priorità.
4. Priorità per urgenza
Avrai bisogno di arrivare a quei progetti che hanno scadenze urgenti, quindi lascia quelli che sono dovuti la prossima settimana per dopo.
5. Analizza i grandi compiti
Se la tua lista include alcuni oggetti travolgenti, suddividili in compiti più piccoli e più gestibili.
6. Sii realistico
Non aspettarti di realizzare tutto in un'ora. Conosci i tuoi limiti e le tue abilità.
7. Segui il tuo tempo
Per capire meglio come passi davvero il tuo tempo, prenditi qualche giorno e scrivi tutto ciò che fai e quanto tempo ci vuole. Includi pause, email, social media e tutto il resto, in modo che tu possa scoprire quali sono i tuoi maggiori sprechi di tempo.
8. Imposta scadenze
Hai bisogno di qualche motivazione per completare un progetto? Stabilisci una scadenza per te stesso e parla agli altri in modo che possano aiutarti a renderti responsabile.
9. Mantieni un occhio sull'orologio
Non vuoi ossessionarti costantemente del tempo, ma non vuoi nemmeno lasciarti sfuggire il giorno perché non stai prestando attenzione. Rimani sul percorso.
10. Imposta promemoria
Se hai una scadenza o una riunione in arrivo, imposta un promemoria sul telefono che si spegne poco prima.
11. Pianifica le interruzioni
Tutti hanno bisogno di fare delle pause durante il giorno, quindi assicurati di tenerne conto quando pianifichi i tuoi compiti per la giornata.
12. Pianifica ora per e-mail e social media
Le e-mail e i social media possono essere perditempo. Non rispondere ad ogni e-mail mentre entra e non lasciare Facebook o Twitter aperti tutto il giorno. Invece, pianifica un blocco breve o due durante il giorno per portare a termine questi compiti.
13. Utilizzare un sistema di gestione dei social media centrale
Se utilizzi i social media per scopi di marketing, probabilmente hai più di un account. L'utilizzo di un dashboard centrale come HootSuite può aiutarti a evitare di andare avanti e indietro tra i siti e persino a pianificare i post durante il giorno, quindi non devi riconnettersi costantemente.
14. Evita distrazioni
Oltre ai social media e all'e-mail, ci sono una serie di altre distrazioni che possono farti perdere tempo durante il giorno. Se lavori a casa, spegni la TV. Se lavori in un ufficio, prendi una strada diversa verso il refrigeratore d'acqua per evitare collaboratori chiacchieroni.
15. Attenersi a un compito alla volta
Il multitasking può sembrare un risparmio di tempo, ma non lo è. Concentrati su un'attività, completala e poi prosegui.
16. Attività batch
Può essere utile eseguire consecutivamente compiti simili. Ad esempio, effettua tutte le tue telefonate per il giorno back-to-back.
17. Incentivare le attività
Quando hai un compito veramente difficile da completare, datti una ricompensa per averlo completato. Può essere semplice come fare una pausa.
18. Concentrati sui risultati
Dovresti avere un'idea del perché stai facendo ogni attività sul tuo elenco. Chiediti come ogni articolo avrà un impatto sulla tua azienda e si concentrerà sui risultati.
19. Non stressare dettagli insignificanti
Se qualcosa non ha un grande impatto sul tuo business, non sottolineo. Il perfezionismo può essere una grande perdita di tempo.
20. Crea buone abitudini
Creare l'abitudine di ordinare i file regolarmente, rispondere alle e-mail in modo tempestivo e svolgere rapidamente qualsiasi altra attività che compaia nell'elenco delle cose da fare in modo che diventi rapidamente di routine.
21. Elimina il non-essenziale
Rimuovi gli oggetti che non servono più alla tua missione, sia fisicamente che elettronicamente.
22. Utilizzare i filtri e gli archivi di posta elettronica
Utilizza i filtri e gli archivi di posta elettronica in modo da non passare ore a cercare un determinato messaggio. Molto probabilmente il tuo programma di posta elettronica offre strumenti semplici per mantenere tutte le tue comunicazioni organizzate, quindi fai un uso saggio di quelle funzioni.
23. Limite riunioni
Le riunioni possono essere essenziali, ma possono anche trasformarsi in perditempo se continuano troppo a lungo o si verificano troppo spesso. Accetta e pianifica solo riunioni importanti.
24. Assumere un assistente virtuale
Gli assistenti virtuali ti possono aiutare con attività quotidiane come email, contabilità, programmazione e ricerca. Considera di farti aiutare se ne hai bisogno.
25. Utilizzare una piattaforma di gestione dei progetti
Servizi come Basecamp offrono al tuo team un modo per comunicare in gruppo, impostare scadenze e condividere e modificare file senza dover tenere il passo con diversi thread email.
26. Mantieni i progetti in un unico posto
Per entrambi i progetti completati e quelli ancora in corso, hai una cartella o un'area in cui sai di trovarli.
27. Evita l'ora di punta
Se si fa il pendolare o si deve viaggiare per le riunioni, tenere conto del traffico e delle costruzioni in modo da non perdere tempo durante il viaggio.
28. Avere riunioni virtuali
Evita di viaggiare quando possibile e considera invece l'uso di programmi come Skype o GoToMeeting.
29. Automatizza il libro paga
Invece di tenere traccia manualmente delle ore e delle spese, investi in un sistema di buste paga che farà tutto il lavoro per te.
30. Prendere appunti
Tieni sempre un taccuino sempre con te per annotare appunti e idee o utilizzare un'app come Evernote per archiviare idee, immagini e altro in modo da non perdere tempo a cercare di pensarle in seguito.
31. Approfitta della tecnologia
Sono disponibili così tante app e servizi organizzativi di risparmio di tempo come Dropbox, che ti consente di portare foto, documenti e video ovunque. Trova quelli che funzionano per te.
32. Non portarti via
Tentare di padroneggiare e utilizzare troppe applicazioni e servizi di produttività contemporaneamente può essere una perdita di tempo. Non usarne così tanti che passi più tempo su di loro di quanti ne risparmia.
33. Delegato
Chiedi al tuo team di svolgere compiti per i quali non hai tempo o quelli con cui sai che farebbero un buon lavoro.
34. Investire in software di contabilità
Mantenere infiniti fogli di calcolo può portare a molti mal di testa e perdite di tempo. Mantieni tutte le informazioni del tuo account organizzate in un unico posto.
35. Mantieni uno spazio di lavoro organizzato
Non passare ore a frugare nella tua scrivania alla ricerca di un documento particolare quando potresti semplicemente implementare un sistema di archiviazione e trovarlo in pochi secondi.
36. Eseguire il backup dei file
Sia per disco rigido esterno, copie cartacee o backup online, crea backup di tutti i tuoi file importanti in caso di fusione del computer. Prendi in considerazione un servizio online come Carbonite o Mozy per questo scopo.
37. Mantieni modelli per moduli di uso comune
Non sprecare tempo a scrivere gli stessi paragrafi più e più volte quando si può avere un modello generale salvato. Basta entrare e fare alcuni aggiornamenti ogni volta che lo si utilizza invece di partire da zero.
38. Utilizza scorciatoie
Utilizza le scorciatoie da tastiera e browser e mantieni tutti i tuoi programmi di uso comune in una posizione facilmente accessibile sul desktop.
39. Automatizzare le spese
Utilizzate i servizi di pagamento automatico delle fatture quando possibile per evitare i ritardi di pagamento e il tempo impiegato a pagare effettivamente i conti ogni mese.
40. Utilizzare un calendario basato su cloud
Le app di calendario possono tenerti aggiornato su riunioni e scadenze importanti e non richiedono molto tempo per l'aggiornamento. Prendi in considerazione l'utilizzo di Google Calendar per questo scopo.
41. Avere un sistema di collaborazione
Sia che tu stia utilizzando una piattaforma come Basecamp o Google Docs o ti attenga a metodi più tradizionali, dovresti disporre di un sistema di set per la collaborazione in modo che il tuo team non diventi confuso e disorganizzato.
42. Dì "No"
Non svolgere attività solo perché qualcuno te lo chiede. Se non hai il tempo e non aiuterà la tua attività, non farlo.
43. Ottieni il massimo dai tempi morti
Il tempo trascorso in sale d'attesa, in metropolitana o anche in lunghe discese in ascensore potrebbe essere utilizzato per aggiornare il calendario, scrivere note o svolgere altre semplici attività.
44. Ripulisci i vecchi file
Liberare il tuo computer dai vecchi file può non solo impedirti di aggirarli mentre cerchi file più rilevanti, ma può anche velocizzare il tuo computer e salvarti dal destino di infinite pagine di caricamento.
45. Utilizzare le app mobili
Esistono app per la produttività mobile, app per calendario per dispositivi mobili, app per elenchi di dispositivi mobili: tutto ciò può aiutarti a svolgere le attività e risparmiare tempo senza trovarti di fronte a un computer.
46. Conosci le tue abitudini
Se sei un mattiniero, togli subito i compiti più importanti. Se sei un nottambulo, non costringerti a trasformare grandi progetti al mattino. Gioca ai tuoi punti di forza.
47. Riduci la tua giornata lavorativa
In un post sul blog di Freelance Folder, Lexi Rodrigo spiega che il taglio della giornata lavorativa ti costringerà a realizzare di più entro il tempo assegnato.
48. Lascia spazio per l'inaspettato
Le cose che non hai pianificato verranno fuori tutto il giorno. Prendi questo in considerazione quando fai la tua lista di cose da fare.
49. Avere ore tranquille
Se lavori in un ufficio, metti un cartello "Non disturbare" sulla tua porta mentre lavori su un compito importante. Se lavori da casa, silenzia il telefono per quel tempo. Se sorgono distrazioni quando sei nella zona, puoi perdere la concentrazione e finire a spendere più del necessario.
50. Non programmare eccessivamente
Potresti essere eccessivamente ottimista al mattino su quanto puoi fare quel giorno. Ma la creazione di una lista troppo piena ti sommergerà solo più tardi nel corso della giornata.
Se implementi anche solo alcuni dei suggerimenti per risparmiare tempo sopra elencati, inizierai a notare una differenza nella tua giornata lavorativa e nella tua produttività - e potresti persino notare che hai un po 'più di tempo libero.
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