Abbiamo tutti quei giorni difficili in cui, per quanto ci provassimo, non sembra che possiamo controllare un articolo dalla nostra lista di cose da fare. Troppo spesso, sono le attività di lavoro apparentemente semplici che finiscono per essere il più lungo che richiede tempo. Catene di e-mail senza fine, condivisione di file o snafus di collaborazione di progetti, una società o un sito Web del cliente che non riesce a caricare … prima che ce ne rendiamo conto, una piccola attività ha consumato tutto il nostro pomeriggio.
$config[code] not foundLa produttività è il risultato di una pianificazione intelligente. È l'organizzazione parziale, la prioritizzazione delle parti e, soprattutto, l'eliminazione di attività ripetitive o lunghe in termini di tempo attraverso soluzioni rapide, semplici ed economiche. Quest'anno, risolvi l'eliminazione degli attriti inutili dalle attività quotidiane per aumentare la produttività. Ecco quattro fallimenti di produttività comuni e quattro soluzioni semplici, economiche (o gratuite!).
Mancanza di produttività: collaborazione del team e condivisione di file
Soluzione: allentato
Hai mai provato a condividere un file con un collega ma hai mandato via email una versione obsoleta? Perfino i documenti DropBox e Google non sono immuni dagli occasionali problemi di condivisione dei file. La produttività del team crolla quando i tuoi colleghi non possono accedere alle ultime modifiche ai file o tutti stanno lavorando sulla versione sbagliata. Da Basecamp a Redbooth, ci sono un sacco di ottimi strumenti di project management e collaborazione disponibili a basso costo. Uno dei miei nuovi preferiti è Slack. Slack porta tutte le comunicazioni del team in un unico posto con funzionalità di messaggistica, archiviazione e ricerca in tempo reale. La condivisione dei file è perfettamente integrata nell'app, che ti consente di utilizzare servizi come Google Drive, Dropbox o Box per la sincronizzazione e la ricerca immediata.
Produttività fallita: PDF personalizzati
Soluzione: Ice Cream PDF Split and Merge
Questo problema di lavoro comune (la personalizzazione o la modifica di PDF) è il tipo di cosa a cui la maggior parte di noi non pensa fino a quando non è passata da un piccolo inconveniente a un bisogno urgente. Di solito, i PDF non possono essere modificati con la versione completa di Adobe Acrobat DC. Pertanto, quando un business partner ti invia un PDF con pagine extra o l'ordine sbagliato - e devi aggiungerlo rapidamente alla proposta client esistente della tua attività dovuta al COB - non puoi apportare modifiche senza possedere il servizio di abbonamento desktop o mensile di Adobe. Ci sono una manciata di editor PDF di terze parti a basso costo disponibili online, ma Icecream PDF Split and Merge è il mio preferito. Combina più file in uno, sbarazzati di determinate pagine, dividi i file esistenti e modifica rapidamente la sequenza di pagine con questo strumento facile da usare.
Produttività non riuscita: troppi domini di siti Web, nessun host centralizzato
Soluzione: consolidare in un singolo host.
Come la creazione di PDF personalizzati, questo è il tipo di problema di produttività che molti di noi non pensano fino a quando non si tratta di un problema grave. L'utilizzo di più siti di hosting può diventare piuttosto costoso, per non dire confuso se un sito che gestisci non funziona. Quale fornitore dovresti chiamare? Consolida tutti i tuoi domini in un unico host centralizzato. Sono da tempo un fan di HostGator, grazie in parte al suo eccellente servizio clienti e all'hosting gestito WordPress economico. Per i nostri amici di tutto il mondo, lo Smart Hosting nel Regno Unito sta emergendo come un favorito di massa, grazie ai suoi contratti o commissioni di attivazione, supporto dedicato 24/7 e nessun limite di hosting di cPanel.
Produttività non riuscita: rilevamento del tempo a consumo
Soluzione: Toggl
Quando si destreggiano tra più progetti in un pomeriggio, la priorità è il tempo. È fin troppo facile, tuttavia, finire per passare ore su un cliente con priorità più bassa e poi finire a correre sulle cose grandi. Ecco perché mi piace Toggl per il monitoraggio del tempo e una gestione migliore delle scadenze autoimposte. Anche se non è necessario tenere traccia delle ore fatturabili, tenere traccia di quanto tempo si spende su un cliente specifico può aiutare a capire meglio dove vanno le ore produttive in un dato giorno. Grazie al monitoraggio del tempo con un clic di Toggl, non perdi mai un minuto di tempo tracciabile. Anche se ti dimentichi di accendere il programma, inserisci semplicemente le tue ore dopo il fatto. Inoltre, puoi facilmente organizzarli per progetti o tag e aggiungere valori diversi alle ore fatturabili. Per i clienti che richiedono ore fatturabili, i rapporti trasparenti rappresentano un vantaggio enorme.
Linea di fondo
La produttività al lavoro è molto più che la semplice chiusura di Facebook o l'interruzione della posta elettronica. Eliminare le piccole attività che drenano la tua energia può liberare ore indicibili nella tua giornata, per non parlare del miglioramento della soddisfazione del cliente e della produttività del team.
Immagine: IceCreamApps.com
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